Kehittäjätiimin viisi vinkkiä: miten viedä uudet asiat käytäntöön

Kiireisessä arkityössä uudet työkalut ja toimintatapojen muutos voidaan kokea häiriöksi, vaikka uudistukset olisivat hyödyllisiä. Opetteluun on hankala löytää aikaa ja pidettyjen koulutusten oppejakin voi kiireessä olla vaikea ottaa osaksi päivittäisiä rutiineja.

Keräsimme STT:n kehittäjäporukan kanssa vinkkimme onnistuneeseen projektiin. Kaikki vinkit on käytännössä kokeiltu, muun muassa uutisrobotiikkaprojekteissa ja STT Pro -suunnittelutietopalvelun kehittämisessä. Vinkit ovat syntyneet niin onnistumisten kuin epäonnistumistenkin kautta.

Miten viedä onnistuneesti uusi työkalu, tekemisen tapa tai uuden palvelun tuotanto osaksi arkea?

Lehtikuva / Anni Reenpää

1. Anna betaversio mahdollisimman pian kokeiltavaksi

Ota käyttäjät mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mukaan testaamaan, kommentoimaan ja käyttämään. Alkuun pääsee jo muutamalla toiminnallisuudella ja yhdessä tekemällä jatkostepit tulevat priorisoiduiksi oikein.

Nykyään suositut ketterän kehityksen menetelmät sopivat tähän hyvin. Lyhyet kehitysjaksot, sprintit, takaavat jatkuvan arvioinnin ja mahdollistavat käyttäjien kuuntelun jo varhaisessa vaiheessa.

2. Kokoa pilottiryhmä

Koska työtahti monissa työyhteisöissä on kova, on harvoin mahdollista saada kaikkia mukaan yhdessä kehittämiseen. Kerää siis pilottiryhmä avuksesi ja varmista, että heillä on työaikaa ja tekniset valmiudet tehdä testausta ja käydä keskustelua.

Muista, että keskeneräisyys voi turhauttaa osaa pilottiryhmäläisistä. Uusien ominaisuuksien saaminen ja suunnan korjaaminen annetun palautteen avulla auttaa mukana olevia motivoitumaan, joten kannustat heitä parhaiten edistämällä kehitystä aktiivisesti.

Aiheeseen perehtyneet vievät kyllä viestiä eteenpäin. He myös auttavat, kun työkalu tulee kaikkien käyttöön. Et itse voi kuitenkaan olla aina läsnä auttamassa kaikkia.

3. Kerro keskeneräisestäkin

Vaikka koko työyhteisö ei voisikaan olla mukana kehittämisprosessissa, pidä heidät ajan tasalla. Tässä asiassa olemme konkreettisesti huomanneet, että suutarin lapsilla ei ole kenkiä: monesti esimerkiksi juuri täällä meillä uutistoimituksessa sisäisen viestinnän merkitys unohtuu.

Työkalu tai toimintatapa on helpompi ottaa käyttöön, jos asia on edes yleisellä tasolla entuudestaan tuttu. Nosta jo projektin aikana viestiessäsi esille syitä muutoksen tarpeellisuuteen tai uuden työkalun hyötyjä. Me olemme esimerkiksi korostaneet sitä, millä tavoin uusi työkalu helpottaa toimittajan työtä tai tuo uusia mahdollisuuksia mm. juttuhankintaan.

Huomioi myös sivullisten mielenkiinto. Vaikka työkalu tulisi vain tietyn osaston käyttöön, voi olla tarpeen tiedottaa laajemminkin. Joku voi saada viestistäsi yllättävän oivalluksen siitä, miten työkalua voidaan hyödyntää myös toisaalla! Mitä avoimemmin kerrot projektistasi ja sen lopputuloksesta sitä varmemmin vältät väärinkäsityksiä.

4. Tee näkyväksi

Aina, kun mahdollista, tuo jotakin konreettisesti esille. Laita statistiikkaa tai etusivu yleiselle näytölle, tee printattava pikaohje työpisteille tai kirjoita vinkit työkaluun käyttöön tussitaululle. Vältä se, että ”uudistus on poissa silmistä, poissa mielestä”.

Käy myös vierailemassa osastopalavereissa ja pidä sisäisiä tietoiskuja matalalla kynnyksellä. Kannusta, että aiheesta voi tulla kyselemään koska tahansa. Ole siis itse läsnä käyttäjien keskuudessa.

5. Vakuuta johto

Usein projekti alkaa tästä kohdasta. Moni asia projektin rahoituksesta henkilöresursseihin vaatii yleensä yrityksen tai vähintään tietyn osaston johdon vakuuttamista. Hyvällä pohjatyöllä varmistat yllä olevien asioiden onnistumisen.

Vaikka suoranainen ylhäältä alas johtaminen harvoin toimii, johdon esimerkki ja innostus tarttuvat myös muihin käyttäjiin. Jo pilottivaiheessa on tärkeää, että mukana olevat kokevat työnsä arvokkaaksi ja projektiin käytetyn ajan hyödylliseksi.

Lehtikuva / Otto Turunen

Vinkit ovat viime aikoina olleet käytössä muun muassa näissä projekteissamme:

• Uutisrobotiikan rakentaminen on parhaillaan käynnissä. Uutisseurannan apurobotin Pikkulinnun kehittämisessä on ensimmäisestä kahden viikon sprintistä alkaen annettu betaversiot pilottiryhmän testattavaksi. Palautteen perusteella on pystytty korjaamaan useita ongelmakohtia jo aivan alkuvaiheessa.
• Analytiikan tuomista osaksi toimitustyön arkea on STT:ssä tuettu toimituksen ytimessä olevilla näytöillä. Kaikkien nähtävillä on STT:n uutisten julkaisuanalytiikkaa, jota jokainen toimittaja pääsee tutkimaan myös omalta koneeltaan tarkemmin.
• STT Pro -suunnittelutietopalvelun sisältöjen tekijät ovat olleet alusta asti mukana palvelun rakentamisessa ja kehittämisessä.